Como organizar su informacion financiera

A pesar que el comun de la gente piensa que los grandes Millonarios del Mundo gastan dinero en viajes y una cantidad de lujos extravagante para algunos, también son muy cuidadosos a la hora de ahorrarlo y de adquirir deudas por ejemplo. 

Si ellos adquieren deudas, son deudas buenas que les generan mucha mas dinero. Una característica muy particular que tienen los creadores de estas fortunas millonarias es la manera como organizan su información financiera.

Muchas personas creen que en pos de lograr un éxito para sus negocios, el principal punto a tener en cuenta es ser creativo y original para superar a la competencia, y, en última instancia, ocuparse de la aburrida y burocrática tarea de mantener en orden y organizados los papeles y documentos financieros.

Cierto es que no perder de vista los aspectos innovadores y superadores es fundamental para mantenerse a flote en estos competitivos tiempos, pero no menos real es que, tan importante como ello, es mantener ordenados todos los registros contables.

Con el fin de evitar problemas futuros y comenzar a poner en orden todos los aspectos de sus negocios, debería poner énfasis en organizar todo el papeleo. Para ello, siga las sugerencias que le presentamos a continuación:

Creando un archivo financiero

En primer lugar, debería ordenar todos sus documentos financieros en grupos, y con un orden cronológico. Allí, deberá incluir todos sus documentos bancarios, información sobre créditos, talonarios de cheque de pago, recibos, información obligatoria, documentos de bienes raíces, documentos de inversión, pólizas y declaraciones de seguros, acuerdos de préstamos y cualquier otro documentos financiero que posea, siempre en folios o secciones separadas.

Luego, será tiempo de comprar estantes, ficheros, y/o armarios archivadores, junto con carpetas que se incorporen fácilmente al mismo, para más adelante adquirir carpetas de papel manila para poner dentro de las carpetas más grandes.

Estas carpetas se utilizarán para archivar las divisiones ya efectuadas, y las que le presentamos a continuación:

a. La información obligatoria de cada año. Incluya las declaraciones de ganancias, los recibos, las copias de Ingresos Brutos, y otra información pertinente a los aspectos de impuestos.

b. Talonarios de facturas de pagos, según las compañías a la que cada uno de ellos pertenecen.
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c. Documentos de bienes raíces, subdivididos a su vez en documentos de hipotecas, recibos de reformas, segundas hipotecas, etcétera.

Mantenga todos los papeles que entren, como por ejemplo las facturas de los servicios públicos que deban ser pagadas, en un lugar separado hacia donde pueda tener un fácil acceso. También, podría comprar un archivador cerrado para poder guardar algunos papeles más importantes con una seguridad extra.

Mantenga los documentos con información obligatoria durante por lo menos siete años, y cualquier otro tipo de papeles financieros durante por lo menos tres.

Adquiera un software de planeación financiera. Algunos programas actuales incluyen incluso la posibilidad de realizar operaciones bancarias en línea mediante internet, lo cual podría ayudarle mucho en toda la organización. Asimismo, realice un continuo back up (bajada de datos desde su PC a un CD u otro disco rígido) de los documentos más importantes que guarda en su computadora.

Por último, no olvide mantenerse a ritmo con todo su nuevo sistema de archivo y organización, o en caso contrario tendrá que organizar todo nuevamente el próximo año, y mucho del trabajo actual será un trabajo perdido.  Fuente: http://www.enplenitud.com/
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JOSÉ PARDO


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